”Bästa styrgrupp! SLL Upphandling anser att slutrapporten angående Steamplicityförsöket inte skall delges styrgruppen eller andra förrän tilldelningsbeslutet i upphandlingen är klart. Om det skulle komma förfrågningar från något håll om att ta del av dokumentet rådgör vi med upphandlingen innan vi lämnar ut något material. Hälsningar Karin”

Mejlet är daterat den 9 april 2008 och undertecknat av Karin Hådell, chefen för kostservice på Karolinska universitetssjukhuset.

Drygt ett år tidigare, tisdagen den 15 maj 2007, ställde sig Maria Wallhager, folkpartistiskt landstingsråd, i fullmäktiges talarstol. Stockholms läns landsting köper varje år in 3,7 miljoner portioner sjukhusmat och nu drev hon linjen att sjukhusens egna kök skulle läggas ned. Maten skulle istället upphandlas av privata leverantörer.

Upphandlingen, sade hon, krävde en gedigen beställarkonferens och skulle skötas av landstingsfullmäktiges produktionsutskott, där hon är ordförande.

Som SvD tidigare kunnat avslöja tog hon aldrig upp frågan där. Istället fick tjänstemännen själva sköta upphandlingen och endast Maria Wallhager fick personligen information under processen. De politiker i utskottet som väntade på att få frågan insåg att affären redan var genomförd först när SvD i maj i år skrev om problemen med de nya matleveranserna.

Under debatten i fullmäktige sade Maria Wallhager att kvaliteten i upphandlingen skulle säkras av att landstinget skulle genomföra ett eget test av maten ute på sjukhusen.

En vecka senare samlades en grupp med representanter från olika sjukhus, inklusive kostservicechefen Karin Hådell, för att dra upp riktlinjerna för det Steamplicity-försöket på sex vårdavdelningar. Tekniken är snarlik det SoFresh-system landstinget senare skulle köpa in. På mötet konstaterades att försöket beslutats av fullmäktige.

Resultatet blev en 89-sidig rapport som pekade på fördelar och nackdelar med mikromaten. Många av de problem som senare skulle uppdagas förutsågs, men när gruppen ville lämna över sin utvärdering, som kostat en halv miljon kronor att ta fram, blev svaret nej.

Interna mejl som SvD tagit del av visar hur deltagare i utvärderingsgruppen gång på gång frågade varför deras rapport sekretessbelagts. ”I utvärderingen finns värdefull information varför jag beklagar att kostupphandlingsgruppen inte kommer att ta del av denna innan upphandlingen slutförs”, skrev en av deltagarna i ett mejl den 18 april förra året.

Först ett halvår senare, den 7 oktober, spreds rapporten till en begränsad grupp tjänstemän. Landstingsrådet Maria Wallhager, FP, och politikerna i produktionsutskottet fick ta del av rapporten först i maj i år då den nya patientmaten redan börjat serveras.

Mejltrafiken visar hur flera ansvariga för Huddinge-försöket ifrågasatte mörkläggningen. I svar förtydligar projektledaren för upphandlingen, Birgitta Engström, att SLL Upphandling anser att försöket borde ha genomförts ”i ett tidigare skede”. ”Först när upphandlingen är avslutad kan gruppen ta del av er rapport rörande Steamplicity-försöket.”

– Det var mycket klart från upphandlingen att rapporten inte skulle spridas till någon före hösten, och det gjorde den inte heller, säger Karin Hådell som gick i pension förra sommaren.

SvD: Var det Birgitta Engström som gav dig det beskedet?

– Ja. Som sannolikt diskuterade detta med andra.

– Skälet var inte att hemlighålla någonting utan att inte störa upphandlingen. Rapporten var försenad och förfrågningsunderlaget hade redan gått ut och i den situationen ville upphandlingen inte riskera en jävsituation, säger Karin Hådell.

I mejl påpekar deltagare i försöket att någon deadline för Steamplicityförsöket aldrig meddelats, vilket styrks av de protokoll och arbetsanteckningar SvD tagit del av. Där framgår även att avtalet med Sodexo tecknades med ett helt kvartal tillgodo enligt den ursprungliga tidsplanen.

Steamplicity-rapporten diariefördes aldrig i landstingets arkiv. Det gjorde inte heller fullversionen av landstingets egen kostutredning från 2006, liksom bilagorna.

Till det kommer en skrivelse från Landstingets egen think-tank - Forum för gemensam utveckling - som inte diariefördes men på omvägar nådde några ledamöter kort före fullmäktigedebatten 2007. I skrivelsen hävdas att kostutredningens analys av vårdtider och patienternas näringsbehov är bristfällig och att försök med den nya tekniken vid Sankt Görans sjukhus och i Umeå skönmålats.

Forums skrivelse ifrågasatte också varför utredningen bara föreslog ett försök av fjärrproducerad mat men inte gick vidare med det lyckade försöket med lokal- och kocklagad Hospitality-mat vid Ersta.

Ytterligare en kritisk skrivelse kom bort i arkivet, den här gången från Vårdförbundet och Agrifack. I den ifrågasätts kostutredningens enkätundersökning och att den bristfälligt vägt in synpunkter från dietister.

Upphandlarna stängde även hela den akt som skapats för att följa fullmäktiges beslut. I det strategidokument som styrgruppen för upphandlingen beslutade om den 19 februari 2008 nämns bara ett gammalt beslut fattat av fullmäktige år 2006. I dokumentet anges även att upphandlingen är fastställd av produktionsutskottet trots att ärendet inte varit uppe där.

– Det är riktigt att det står så och, ja, det är fel. Den oberoende granskningen får visa varför, och varför akten stängdes. Jag kan säga så mycket som att det var ett enkelt beslut att öppna den igen, säger landstingets chefsjurist Anne Rundquist.

Birgitta Engström hänvisar alla frågor till just Anne Rundquist. På frågan varför Steamplicity-rapporten hemlighölls svarar hon:

– Någon typ av ställningstagande ligger bakom det här men jag kan faktiskt inte säga vad det är för något och varför det har blivit på det här sättet. Jag vill inte heller föregripa den oberoende utredning som tillsatts genom att gissa och spekulera.

På standardmallens förtryckta fråga: ”Skall upphandlingen förankras politiskt?” är nej-rutan ikryssad. Med tillägget: ”Eventuellt ska Maria Wallhager informeras i nära samband med att annonseringen skett.”

– Jag kan bara konstatera att rutan är ikryssad men inte förklara hur det kommer sig. Jag vet inte heller om Wallhager informerats. Det här är en upphandling där många på olika håll jobbat väldigt bra, men där något gått väldigt fel i genomförandet, säger Anna Rundquist.