Omkring 35 000 hotellnätter är preliminärbokade. Maten som serveras under de olika mötena under det svenska ordförandeskapet ska ha en lokal/regional prägel och så långt det är möjligt ekologisk.

– Eftersom mötena är från norr till söder vill vi att man serverar något som kommer från området. Vi kollar menyerna ur olika aspekter. Vi har en miljöcoach som kollar att inte något sticker ut, säger Mona Lakso, som håller i hotell, måltider och så kallade kringaktiviteter under de drygt 100 EU-möten som ska hållas i Sverige nästa halvår.

Kringaktiviteterna har olika karaktär beroende på vad mötet handlar om. Är det transporter som är temat har också kringaktiviteten anknytning till ämnet. Aktiviteterna planeras tillsammans med kommunen där mötet äger rum. Ett av de första mötena under ordförandeskapet sker i Jönköping.

– De engagerar sig väldigt mycket. De kommer ordna trollska båtturer i John Bauers anda. Det tror jag blir väldigt lyckat, säger Mona Lakso.

Sverige bokar hotellrum preliminärt sedan får deltagarna på de olika mötena i sin tur boka rum på en speciell websida. I princip betalar respektive land delegaternas resa och boende. Länderna kan också söka bidrag från EU-kommissionen för utgifterna. De enda som Sverige betalar för att ministrar och deras medarbetare som kommer hit.

På sammanträden är det vanligt att man dricker vatten på flaska. Sverige ska försöka bryta den traditionen och istället servera kranvatten i karaffer.

– Vi får se hur det går, men vi ska vara stolta över vårt vatten, säger Mona lakso.