Efter endast en halv arbetsdag drabbas verksamheten i landets kommuner om e-postsystemen havererar. I den undersökning som företaget Pulsen Systems har låtit PFM Research göra svarar 76 procent att deras verksamhet drabbas efter en halv till en arbetsdag när de inte har tillgång till e-post.

Dessutom visar undersökningen att nästan två tredjedelar av de tillfrågade cheferna har upplevt att deras kommuns e-postsystem inte fungerat under det senaste året. Hälften av dessa svarar att detta hänt mer än en gång. Längden på avbrotten varierar – men sex procent svarar att de har varit utan e-post i fyra eller fler arbetsdagar.

I undesökningen har verksamhetschefer i 50 kommuner med fler än 30 000 invånare tillfrågats. Slutsatsen är att e-posten är en kritisk faktor för den kommunala verksamheten.

46 procent av cheferna har beslutsunderlag enbart i sin e-post, fyra av tio chefer fattar beslut via mejl och 66 procent av cheferna använder sin e-post som arkiv för dokument och annan information.

Men att arkivera dokument i e-posten kan ställa till problem. Om systemet kraschar är informationen plötsligt inte tillgänglig. Pulsen Systems vd Ulf Ekbrant pekar också på att dokumenten och beslutsunderlagen kan vara svåra att hitta i framtiden eller omöjliga att öppna när dataprogram uppdaterats eller bytts ut.

– Ett exempel är att försöka läsa ett Word pro-dokument från 2000 i dag. Vi försökte det, och vår datatekniker lyckades. Men själv skulle jag inte lyckas, säger Ulf Ekbrant till SvD.se.

På Krisberedskapsmyndigheten känner man igen problemet. Myndigheten har inte gjort någon egen liknande undersökning, men Ingvar Hellquist, chef på informationssäkerhetsenheten, är inte förvånad.

– Min bild är att det ser ut så här på de flesta arbetsplatser, både hos kommuner och mindre myndigheter, säger han till SvD.se och fortsätter:

– Om 50 år kommer vi inte hitta dokument som ligger till grund för olika beslut. Rapporten kommer att finnas i evighet, men arbetsunderlaget kommer att vara borta. Men man kan ju också ställa frågan om det inte hade blivit för mycket material om allt sparats.

Att e-posten är viktigt för kommunala chefer inom skola, omsorg, teknisk förvaltning och andra enheter tyder också det faktum att sju av tio chefer kollar sin e-post efter arbetstid på. Över hälften av cheferna läser också arbetsmejl under sin semester.