”Failing to plan is planning to fail”. Att misslyckas med sin planering är detsamma som att planera misslyckande. Uttrycket myntades av amerikanske time management-gurun Alan Lakein som slog igenom med sina anti-prokrastineringsmetoder på 70-talet.

Oförmågan eller motviljan att planera arbetsuppgifter eller sitt liv, liksom tidsoptimism räknas som typisk för uppskjutarbeteendet.

Hur mycket uppskjutarbeteende som finns bakom begrepp som planning fallacy, felslut i planeringen – underskattning av tidsåtgång – är förmodligen omöjligt att svara på.

Är prokrastinering ett beteende som borde diskuteras på projektledarutbildningar där studenterna lär sig att multiplicera förväntad tidsåtgång med någon matematisk konstant för att komma närmare den tid en uppgift verkligen tar?

Och hur påverkas samhället av Hofstadters lag som slår fast att allt alltid tar längre tid än planerat?

Men att planera arbete efter tidsuppskattningar är ofta falsk noggrannhet. Man kan aldrig veta hur lång tid en arbetsuppgift egentligen tar i ett projekt. Det menar Henrik Kniberg, konsult som arbetar åt it-företag med den i programmeringsvärlden populära metoden Scrum.

– Det är ett sätt att arbeta med mjukvaruutveckling som fungerar även i andra sammanhang. Man arbetar i självstyrande mindre team, levererar tidigt och ofta i stället för att lämna in allt på slutet. En viktig aspekt är att man upptäcker hur lång tid arbetet tar eftersom det är teamet som gör tidsuppskattningen istället för projektledaren.

Planning poker är en vanlig metod för tidsuppskattning bland dem som arbetar med Scrum. Alla i teamet redovisar hur lång tid de tror att ett delmoment tar med hjälp av en kortlek med poängskala för hur krävande uppgiften antas vara. Olika uppfattningar om tidsåtgång diskuteras tills gruppen enats.

Henrik Kniberg anser inte att Scrum löser alla problem. Däremot är metoden avslöjande. När det gäller projektgrupper eller enstaka projektmedlemmar som skjuter upp arbete fungerar Scrum ”som en ficklampa”, säger han.

– Om man skjutit upp märks det snart inför kunden. Då brukar jag vänta tills teamet haft en demonstration inför uppdragsgivaren, vilket kan göra ont. Jag kallar sen till möte och alla är då medvetna om att det finns problem. Vi brainstormar om vad som ligger bakom. Det brukar komma upp några förslag på ändringar. De inblandade ska diskutera, inte bara cheferna.

En av de värsta exemplen på uppskjutarbeteende som Henrik Kniberg har upplevt som konsult är ett företag som trodde sig vara ”nästan klar” med en ny produkt, men som inte hade testat produkten löpande.

Företaget ansåg sig jobba med Scrum, men hade missförstått metoden.

– De hade skjutit upp testandet till slutet och hade en ett år gammal plan som de inte följt upp längs vägen. Man kan säga att hela organisationen prokrastinerade och de låg efter med nästan ett år. De litade för mycket på sin releaseplan, men den stämmer ju bara om man följer upp den under tiden. Ingen ville säga att kejsaren var naken.

”Avsluta eller besluta så fort man tar i en uppgift”. Det förespråkar Michael Alphov, konsult på IBT där han lär ut det personliga effektivitetsprogrammet PEP.

– Att avsluta eller besluta innebär inte att man ska göra allt direkt, men man ska tänka ”när kan jag göra det?”. Nästa steg är att planera och prioritera. Många upplever att de inte har kontroll över sin egen tid, att det inte går, att ”jag missar deadline”. Vi vill att man blir mer proaktiv. Eftersom det är en beteendeförändring som måste till så krävs det träning i både planering och prioritering. Och så måste ju timmarna finnas i kalendern.

Ett bra tips, enligt Michael Alphov, är att avsätta tid varje fredag eftermiddag för att titta bakåt. Vad har inte blivit gjort och vilka uppgifter behöver följa med in i nästa arbetsvecka?

– Effekten blir att man känner kontroll under helgen och får bättre vila.

Michael Alphov lär också ut hur man strukturerar kontorsplats, mappsystem och mejlbox. Ordning och reda gäller.

– Man skapar kontroll och behöver inte leta efter dokument eller mejl. Framför allt har man bara kvar det man har nytta av. Resten kan rensas bort.

Det låter ju lätt…

– … och hur lyckas man? Det krävs disciplin och a tt hitta metoderna. När det gäller förhalande, eller uppskjutarbeteende, har vi devisen Gör det nu! Vi säger att man ska ha klister i fingrarna och inte släppa något man tagit i utan att ha beslutat om att slänga, avsluta, delegera eller göra senare. Ska arbetsuppgiften göras senare ska den in i kalendern. Mycket kan man applicera rakt in i privatlivet. Varför skjuter man upp att diska eller klippa gräset?

Ja, varför gör man det?

– Det är vanligt och ligger i människans natur. Vi känner oss stressade av allt som vi borde ta tag och allt vi måste göra. Det är avsaknaden av överblick som skapar stress och leder till förhalningsbeteenden. Försök bli lika duktig på att avsluta som att sätta igång saker.

Ülkü Holago

08-13 54 76

ulku.holago@svd.se

Fler artiklar