Varför är det viktigt med effektivitet? Konsulten Maria Breitholtz Söderström har vigt sitt arbetsliv åt personlig effektivitet.

– Det är ju inget självändamål. Det handlar om att man vill uppnå ett mål – det kan vara att hinna med fler saker på jobbet, få mer tid med familjen eller att kunna släppa jobbtankarna när man är ledig. Det man behöver för att må bättre, helt enkelt.

– Många känner en odefinierad känsla av stress, att ”det är mycket nu”. Men kan jag fokusera på en sak i taget och planera min tid, minskar stressen.


Maria Breitholtz Söderström driver sedan tre år tillbaka företaget Timefinder som utbildar och coachar i hur man får bättre kontroll över sin tid.

– I slimmade organisationer har det blivit mer aktuellt. I all information som kommer in måste man kunna strukturera upp: Vad av allt det här måste jag ha koll på? Och hur ska vi förhålla oss till att vara tillgängliga dygnet runt?

De flesta som hon coachar känner att de frigör tid och att de mår bättre av känslan att ha bättre kontroll. Maria Breitholtz Söderström berättar om en man – en projektledare och småbarnspappa – som fick en ovanligt tydlig effekt av coachtimmarna.

– Tidigare kom han alltid hem med datorn under armen och det blev lätt konflikter på hemmaplan. När han fick koll på sitt jobbliv blev han en helt annan man och pappa.


Hon menar att det finns två lika viktiga delar i att öka sin personliga effektivitet – dels den praktiska som handlar om hur man hanterar mejlen, planerar tiden och har ordning på sina papper, dels den mentala som handlar om att vara i nuet och arbeta koncentrerat trots att man sitter i ett öppet kontorslandskap.

Den praktiska delen hade Maria Breitholtz Söderström med sig naturligt – hon är ”strukturerad som person” och har bland annat jobbat som projektledare inom produktion och logistik där mycket handlar om att effektivisera. Däremot har hon haft problem med att fokusera i de öppna kontorslandskapen.

Att sitta öppet skapar ständig störning från kolleger, ljud och händelser. Varje gång vi rycks upp ur djup koncentration tar det många minuter att komma tillbaka igen. Men att kunna fokusera även i stökiga miljöer är något som går att öva upp.

Effektivitetskonsulten tränar sig mentalt nästan dagligen. Det handlar om muskulär och mental avslappning, målprogrammering och träning i att inte bli störd.


Ett sätt att öva sig på att stänga ute bruset är att ha så kallade triggers – att kroppen ställer in sig i koncentrationsläge när man sätter sig på en viss stol eller snäpper ett gummiband mot handleden.

– Kan vi lära oss att fokusera har vi otroligt mycket att vinna.

Mental träning är också något som Maria Breitholtz Söderström väver in i sina utbildningar.

Blir det inte tråkigt att vara så effektiv hela tiden?

– Folk frågar om det hämmar kreativiteten. Men om man har struktur och jobbar effektivt får man tid över att vara mer spontan.


6 STEG FÖR ATT FÅ ETT EFFEKTIVT ÅR

1) Rensa mejlinkorgen

Börja på ny kula genom att döpa en mapp till "tom (till och med) 2011" och flytta dit alla mejl från inkorgen som är daterade innan årsskiftet. Vips kan du starta året med en nära tom inkorg.

2) Bestäm hur många gånger du ska kolla mejlen varje dag

Om du tillhör de som kollar mejlen flera gånger i timmen så kan du utan problem frigöra en timma om dagen. Bestäm dig först för slutmålet, till exempel att kolla 2-3 gånger per dag. Gör sedan en handlingsplan där du för varje vecka halverar antalet gånger tills du når ditt mål. Belöna dig själv även om det går sakta och du ibland får återfall.

3) Rensa i huvudet

Töm huvudet genom att skriva ner alla tankar på ett papper eller i ett dokument och ställ dig sedan följande frågor för var och en av sakerna du skrivit ned: Vad är nästa steg? När ska jag göra det? Var hör det hemma?

4) Rensa på skrivbordet

Lägg allt som inte redan har en bestämd plats i en stor låda. Ta sedan en sak i taget från lådan och ställ frågorna vad, när, var enligt ovan. Släng, arkivera, planera in i kalendern eller skriv upp på att göra listan. Använd brevkorgar markerade på exempelvis följande sätt:

• Inkorg. Här hamnar alla nya papper innan sortering.

• Inplanerat i kalendern.

• På att göra listan.

• Uppföljning.

• Utkorg. Sådant som ska vidare till kollegor eller iväg med post.

• Att läsa/gå igenom. För tidskrifter och lösa artiklar rekommenderas en tidskriftssamlare som kan heta Att läsa/Gå igenom.

5) Sätt upp mål, både jobbrelaterade och privata

Effektivitet handlar om att göra rätt saker. Om du sätter upp mål för året, månaden, veckan och dagen blir det så mycket lättare att prioritera rätt.

6) Börja tillämpa WIFO – Worst In First Out

Vad är det viktigaste/jobbigaste/tråkigaste du behöver göra i dag eller den här veckan? Se till att ha planerat in det i kalendern för att göra det direkt på morgonen eller i början av veckan. Belöna dig själv när det blivit gjort.