Avdelningen satt utspridda på två olika arbetsställen. Att ha en välfungerande kommunikation var ett måste. Men ändlösa trådar med interna mejl och svårigheter att dela dokument höll på att knäcka de anställda.
Då valde Pia Melke, ansvarig för kompetensutveckling på it-avdelningen på SBAB, att använda sociala medier för att få slut på massmejlandet.
– När de anställda måste lägga mer tid på att hänga med i internkommunikationen än vad de egentligen vill är det en arbetsmiljöfråga. Det är mängder med information som flödar runt, och många känner att de måste läsa allt för att inte missa något, säger hon.
Lösningen för SBAB:s it-avdelning blev wikisar, bloggar och mikrobloggar, som har fått ersätta exempelvis mejlen som kanal för intern komunikation.
– Inga märkvärdiga saker, säger Pia Melke, som var en drivande kraft i förändringsarbetet som tog sin början för cirka 1,5 år sedan.
Vilka var problemen som ni ville lösa?
– Vår avdelning sitter geografiskt spridd och därför blev det många mail som gick fram och tillbaka. Det var också många dokument som skulle granskas av flera olika personer och som därför skickades runt. Samma dokument dök upp i olika sammanhang, med olika ändringar gjorda av olika personer, säger Pia Melke.
Vad har ni vunnit på detta?
– Vi har slutat med massmejlen. Många upplever att de hittar saker snabbare. Överlag är det lättare att hitta information, och vi tillbringar mindre tid med att söka, säger hon.
