– Jag och min man har synkade kalendrar där allt från jobbmöten, dagishämtningar och utekvällar med vänner avhandlas. Det är helt perfekt, säger Jenny Öhrn Segolsson, som jobbar som copywriter, men också är teknikskribent på sajten Lilla gumman.
Tekniken organiserar hennes vardag, både gällande jobbet och fritiden. Aktuellt just nu är att få ordning på alla semesterbilder från i somras.
– Jag laddar ner bilder från kameran till en separat hårddisk och låter Picasa.com organisera mina semesterbilder snabbt och enkelt. Där kan jag också enkelt göra beställningar av bilder eller dela mina fotoalbum med släkt och vänner, säger Jenny Öhrn Segolsson.
Att många kvinnor är rädda för teknik tycker hon är synd. Det finns mycket tid att spara när man får det att fungera. Tänk bara på hur mycket tid som används åt att leta papper. Enligt en amerikansk undresökning handlar det i genomsnitt om 27 minuter varje dag - eller 585 dagar under ett helt arbetsliv. Att organisera lönar sig.
– Det gäller bara att våga testa och trixa och fixa, säger hon.
Visst medger hon att hon får hon spatt ibland när det inte funkar, men då gäller det att ha is i magen. Det viktigaste, tycker Jenny Öhrn Segolsson, är att våga fråga om hjälp.
David Stiernholm kallar sig för struktör och är expert på hur man organiserar sig, både analogt och digitalt. Och när det gäller tekniken finns det massor av program att använda för att bli effektivare, anser han.
– Det fösta man behöver är ett bra verktyg för att hålla koll på det man har att göra. Det finns en uppsjö med olika att göra-appar för datorer, iphones och smartphones. Men Outlook och Excel fungerar också bra, säger David Stiernholm som ofta möts i sitt arbete av massor av lösa lappar och papperskaos.
Han säger att det är viktigt att man inte bara kan lägga in sina aktiviteter utan även kategorisera och sortera dem på olika sätt. Även mailen är viktigt att strukturera upp.
– Spara inte mail som du har hanterat direkt i din inbox. Antingen skapar du undermappar som du sorterar in mailen i, eller så kastar du dem. Ta ställning så fort som möjligt. Om det är en ny att göra-uppgift, lägg in den i din att göra-lista och bestäm dig för om du ska spara mailet eller kasta det, säger David Stiernholm.
Den mest efterfrågade funktionen är att kunna ta med sig kalendern på fickan.
– Om man har en kalender i Outlook kan man lägga ut den på internet så att den går att nå via mobilen. Antingen kan man lägga till den i en smartphone eller iphone som har ett kalenderprogram eller så kan du lägga över den i en Google-kalender och kan på så sätt i alla fall nå den hemifrån, säger David Stiernholm.
– De som jobbar i större företag har ofta en exchangeserver, en brygga mellan mobil och dator som gör informationen tillgänglig. De som jobbar på mindre företag kan hyra plats i en exchangeserver eller använda exempelvis Googles tjänster eller Apples Mobile Me, säger han.
Dokumenthantering på nätet är en annan funktion som David Stiernholm talar varmt om.
– Tjänster som Dropbox och Google Docs gör det möjligt att jobba mer mobilt, även dem har iphoneappar så att man når de upplagda dokumenten även från telefonen.
– Dels kan du dela dina dokument med andra som du jobbar med. Då kan ni dra ner på mötestid genom att jobba på olika platser med samma dokument. Det är också lättare med versionshantering. Om man väljer att maila runt ett dokument är lätt att man blandar ihop versionerna och redigerar i gamla dokument, säger David Sti ernholm.
Ett vanligt fel med struktur är att man sprider sitt ”att göra” till väldigt många olika ställen. Det gäller även med digitala lösningar. Men det finns ingen standardlösning.
– Det största felet som många gör är att många tro att tekniken ska lösa allt på en gång. Det gör den inte, man måste testa sig fram och hitta en lösning som passar, säger David Stiernholm.
