Att mellanchefer får för lite information, verktyg och träning är en vanlig orsak till att ett förändringsarbete misslyckas.
– Ledningen trycker ner informationen för snabbt utan att ge cheferna någon möjlighet att förstå, säger Monica Klingvall, certifierad förändringscoach och partner på Implement som bland annat jobbar med en speciell modell för förändringscoachning.
När Patent- och registreringsverket, PRV, 2009-2010 tvingades göra en stor nedskärning tog man fasta på mellanchefernas betydelse. PRV hade en vikande orderingång och ändringar i internationella regelverk gjorde att ekonomin inte gick ihop. För att spara pengar behövde 80 av 450 anställda sägas upp. Men verket behövde också öka sin konkurrenskraft.
Tillsammans med Monica Klingvall och hennes kollegor satte ledningen ord på vilka ledaregenskaper som behövdes för att nå målen. Cheferna behövde kunna motivera medarbetarna till högre prestation, bli mer innovativa samt leda dem mot ett bättre kundbemötande.
Ledaregenskaperna mättes via en 360-gradersmätning där både chefen själv och andra medarbetare får ge sin uppfattning av beteende och egenskaper hos personen. Därefter delades de in i grupper på 4-5 personer och träffades tillsammans med en förändringscoach, totalt åtta gånger under 10 månader. De kunde kontinuerligt ta upp dilemman som uppstod i förändringsarbetet i vardagen, coacha varandra och jobba med de egenskaperna de behövde förstärka.
Cheferna fick även öva på uppsägningssamtalen. Här var målet att alla skulle få tydlig information om varför de blev uppsagda, att beskeden levererades på samma sätt och att cheferna därefter skulle vara tillgängliga för samtal.
När en ny 360-gradersmätning gjordes 2011 såg man tydliga resultat.
– Chefsgruppen hade höjt sig på de kritiska beteenden som vi hade identifierat, säger Pamela Lund Bergström, som under förändringen var personaldirektör på PRV.
Medarbetarna upplevde också att arbetsmiljön förbättrats. Enligt Farax group som gjorde mätningarna var resultatet ovanligt starkt, med tanke på att det var en negativ förändringssituation.
Pamela Lund Bergström tror att samtalen i små grupper var nyckeln till de positiva resultaten.
– Det vann trygghet där, och vågade därmed jobba med sig själva och se sina mindre starka sidor. Handledarna lät inte någon slippa undan. Och de jobbade med vardagsproblem.
