Hur många som svär, förtvivlar och eller bara hatar dåligt fungerande it-system på jobbet vet ingen. Att det kostar pengar är dock alla överens om. Nu ska användare och upphandlare få ett nytt verktyg: Systemen ska certifieras av användarna.
Förebilden är TCO-märkningen av datorskärmar. Initiativet kommer denna gång från LO i samarbete med bland annat KTH, Kungliga tekniska högskolan. Om några veckor certifieras det första systemet: Timecares tidsplaneringssystem.
Det började för några år sedan. Inom LO ökade insikten om att medlemmarna allt oftare arbetade med it-stöd. Men kvaliteten var ojämn, liksom medlemmarnas tillfredsställelse. I värsta fall innebar nya installationer att jobbet krånglades till.
En smältverksarbetare som sedan 1970- talet intresserat sig för datorer, Torbjörn Lind, anställdes på heltid på LO.
- Mitt jobb var att få igång ett projekt om användarvänligheten i systemen, säger han.
I sitt tidigare jobb var han involverad i it-utveckling och gjorde egen programmering för att underlätta jobbet på bland annat Volvo.
Sedan dess, 1999, har mycket hänt. Organisationen Usersaward har skapats med pengar från främst LO, men också den nya statliga myndigheten, Verket för Innovationssystem, Vinnova. Varje år utlyses en tävling. IT-användare får nominera system de är nöjda med. Hittills har tre företag, tre år i rad, fått "Användarnas pris". För att säkerställa mätningen av användarvänligheten har forskare från KTH anlitas.
- Vi har tagit fram en enkät som kombineras med intervjuer. Ett 30-tal frågor ställs. Dessutom ställs frågor till leverantörerna och ledningen på företaget, säger Yngve Sundblad, professor i datalogi med inriktning människa-datorinteraktion på KTH.
Nästa steg är att införa certifiering av system. Programvarorna testas mot användarna enligt metoden som tagits fram av KTH och LO. Dessutom granskas en självdeklaration från leverantören av forskarna på KTH. Men det räcker inte med att användarna på en enda arbetsplats hurrar för systemet. För att en certifiering ens ska komma på tal, granskas användningen av samma system på tre arbetsplatser och undersökningen på minst två måste ge godkänt resultat.
- Det finns så oerhört många dåliga exempel. Oftast handlar det om att användarna inte deltagit i beslutsprocessen när ett system ska sättas i bruk. Då blir det nästan alltid problem, säger Torbjörn Lind.
Som projektansvarig har han hört många historier om system som direkt skadat och försenat produktion.
- Möjligen kan it-avdelningen vara nöjd. Den lever ofta sitt eget liv, säger han.
Men i stället för att älta de dåliga systemen, ska de goda exemplen uppmärksammas via certifieringen. Förhoppningen är att det ska leda till självsanering i branschen.
Det är dock inte bara branschen som behöver lära sig att kommunicera med användarna, enligt Torbjörn Lind. Företagsledningarna som fattar beslut om investeringen av ett nytt system behöver också hjälp och stöd vid upphandlingar.
- Lite hårddraget kan man säga att vi i dag har en leverantörsstyrd process. Det beror ofta på att det inte är lätt för dem som ska bestämma vilket system som ska handlas in att veta vilket som är bäst. Sen kan kravspecifiktioner som leverantörerna får vara dåliga och i värsta fall kan man ha glömt bort att fråga användarna, säger han.
Med tydligare konsumentupplysning om systemen och en bättre process vid själva upphandlingen, sparas massor med pengar, anser han.
- Går det fel från början kan det vara för sent att rätta till. Jag känner till företag som helt enkelt
slängt ut leverantörer efter några år för att inget fungerar. Men då kan det redan ha kostat hundratals miljoner kronor, säger han.
Den 25 november certifieras det första företaget - Timecare som levererar system för arbetstidsplanering. Systemet är prövat på tre arbetsplatser och på två av dem, Åhléns vid Odenplan i Stockholm och Falu lasarett, har KTH-forskarnas undersökning gett det resultat som är nödvändigt för att bli godkänd.
- Enligt vår metod krävs det att 80 procent av frågorna vi ställer får fyra poäng eller högre på en sex-gradig skala, säger Ynge Sundblad.
Jämförelserna mellan arbetsplatser innebär att det måste vara samma version av systemet som prövas. Stora affärssystem kan certifieras men som moduler eller delar inom systemen.
- Då går det att göra jämförelser mellan olika arbetsplatser, säger Yngve Sundblad.
Ytterligare 4-5 företag har begärt prövning. Men det är först till årsskiftet som certifieringen drar igång i full skala. Ett bolag, helägt av LO, bildas. LO bidar med 14 miljoner kronor och Vinnova med 10 miljoner kronor under fem år.
- Det är ovanligt att en statlig myndighet är medfinansiär i ett projekt med en facklig organisation, säger Klas Barklöf, chef för Vinnovas enhet för arbetslivsutveckling.
Anledningen till den ovanliga satsningen från Vinnovas sida är det uppenbara behovet, enligt Klas Barklöf.
- Det är så mycket i systemen som inte fungerar i dag. Till exempel är de sällan anpassade till ett modernt arbetsliv som innebär delaktighet och platta organisationer. I värsta fall kan dåliga system till och med motverka utvecklingen av sådana organisationer, säger han.
Samtidigt behöver inköpare och investerare stöd och hjälp i upphandlingen, konstaterar Klas Barklöf.
- Alla som försökt införa ett nytt system vet hur svårt det är. Inte minst att veta vilket som är bäst. Det är också oerhört svårt att skapa delaktighet kring beslutet, säger han.
Inledningsvis är det KTH-forskarna som sköter utvärderingen i samband att företag genomgår certifieringsprövningen -
som de får betala 150 000 kronor för. Men om projektet växer måste andra anlitas, konstaterar Yngve Sundblad.
- Vi kommer att vara med och följa och utvärdera processen. Men blir detta stort får andra ta hand om den löpande certifieringen, säger han.
Exakt hur stor certifieringsmöjligheten kan bli vill ingen sia om. När TCO inledde sin märkning av dataskärmar var det initialt i mycket liten skala. Verksamheten växte genom efterfrågan och är nu globalt känd.
Internationellt intresse finns redan för certifieringsmöjligheten.
- Vi har presenterat både användarpriset och certifieringarna på olika mässor. När en sådan här satsning genomförs måste man dessutom tänka internationellt, många systemtillverkare är ju utländska, säger Torbjörn Lind och konstaterar att engelska namn därför är nödvändiga - till exempel Usersaward i stället för användarpris.
Anna Danielsson
